Aménagement d'un bureau en mode flex office à Paris en France

La révolution des espaces de travail : le « flex office »

Entrepreneur

Quelle que soit la taille de l’entreprise ou le type d’activité, les nouvelles technologies ont profondément modifié les espaces de travail qui deviennent plus collaboratifs, plus agiles et plus agréables à vivre aussi. À travers ce dossier « la révolution des espaces de travail », découvrez comment l’humain appréhendera son futur environnement professionnel.

Apparus dans les années 60 aux États-Unis, les open-spaces ont révolutionné l’espace de travail des entreprises en troquant le fameux bureau-cellule, espace clos et anxiogène au possible, contre des espaces ouverts facilitant les interactions entre salariés. En 2017, environ 70%* des américains travaillaient encore dans ce type d’espace. Pourtant, si l’open-space reste la norme, de nombreux indicateurs laissent penser qu’il tend peu à peu disparaître. Difficulté de concentration dû à l’hyper-connectivité des salariés, explosion du nomadisme professionnel et du télétravail, politique gouvernementale en faveur d’un meilleur bien-être au bureau (Plan Santé Travail 2016-2020), la mort de l’open-space semble programmée. Bienvenue dans l’ère du « flex office ».

La fin de l'open space

Le « flex office » ne transforme pas l’entreprise en camp de vacances

Dans l’imaginaire collectif, dès qu’on aborde le sujet, les idées reçues fusent à la vitesse de la lumière. Non. Penser l’espace de travail du futur ne se limite pas à ajouter des baby-foots dans les couloirs et une salle de sport au sous-sol, ni à proposer une cantine gratuite 100% bio ouverte 24h/24 et une garderie pour enfants, chiens ou encore chats. Certes, une poignée de grandes entreprises, notamment américaines, et de start-up du digital propose cette vision (régressive) de l’entreprise. Pourtant, la redéfinition de notre espace de travail ne doit pas se réduire à une pâle copie du Googleplex, le siège social de la firme de Mountain View.

Les stagiaires, le film sur l'entreprise Google

La philosophie du « flex office » est plus complexe, elle redéfinit la définition intrinsèque du travailleur moderne. Le salarié devient un électron libre, mobile au sein des murs de l’entreprise. Il ne possède plus un poste de travail personnel fixe mais organise sa journée lui-même, ordinateur portable sous le bras, entre les différents espaces collectifs mis à sa disposition. Besoin d’une salle de réunion avec ses collègues pour un « brainstorming » ? D’une salle pour passer un coup de téléphone seul ? D’un endroit 100% calme pour réfléchir ? D’un endroit semi-bruyant comme la cafétéria pour échanger tout en avançant sur des dossiers ? Bienvenu dans le « flex office », un bureau subdivisé en îlots collaboratifs, des bulles de convivialité censées favoriser la créativité et la productivité.

Le « flex office » doit nécessairement s’accompagner d’un changement managérial

Ancrés dans de vastes plans de transformations digitales, de grands noms de l’économie française ont déjà adopté le « flex office ». C’est le cas notamment de Danone, d’Axa, de Bouygues, d’Engie, du Crédit Agricole ou encore de Sanofi.

« C’est une tendance forte depuis deux ans, d’ailleurs dans la quasi-totalité des nouveaux projets d’aménagements de bureaux que nous suivons se pose la question de passer à un système de bureaux partagés. » Olivier Cros, directeur de Workplace Strategy.

Ces nouveaux bureaux nomades décloisonnent les services d’une entreprise et favorisent les interactions et les rencontres informelles entre l’ensemble des salariés. Pour cela, une journée type ne se définit plus par tâches mais par activités. En donnant accès aux employés à une une multitude d’espaces – un pour chaque type d’activité – l’entreprise optimise la productivité globale tout en réalisant des économies d’échelle.

Exemples de flex office chez Danone

Les bureaux de Danone

Auparavant un salarié passait en moyenne 80% de son temps à son bureau, avec le développement du travail par projet, il y passe aujourd’hui à peine 45% de sa journée*. Avec les réseaux sociaux d’entreprise, le salarié est constamment relié à ses collègues et ses managers de plus avec le cloud il peut accéder de n’importe où à sa documentation professionnelle ainsi qu’à ses dossiers en cours.  La nécessité d’avoir un poste fixe nominatif n’a donc plus grand intérêt. Réduire le nombre de bureaux, c’est réduire la surface d’occupation. Et donc potentiellement un loyer et des coûts annexes. À Courbevoie, la société britannique Vodafone a ainsi réduit en 2016 de 60% les coûts de maintenance de son bâtiment grâce au « flex office » et à une politique encourageant le télétravail au moins deux jours par semaine pour les cadres.

Flex office Microsoft

Quand le flex office réinvente la salle de réunion sur le Campus Microsoft, à Issy-les-Moulineaux.

Cependant pour que le « flex office » s’imprègne durablement dans la politique d’une entreprise, cela doit s’accompagner d’un changement culturel : passer d’un management du contrôle à un système de confiance. Il peut également exister une résistance en interne contre cette nouvelle organisation spatiale. Le « flex office » doit donc s’accompagner d’une campagne de communication interne forte et régulière auprès des salariés afin que ce changement ne soit pas vécu comme imposé. Réussir à corréler management et nouveau fonctionnement physique des lieux de travail, une sorte de révolution dans la révolution.

* Selon une étude de l’organisation Money Management International.
** Chiffres issus de l’étude “ Global Workplace Report” de la société Regus (2014).