Productivité, comment trouver son mode d’emploi ?

« Le travail, c’est la santé, rien faire, c’est la conserver », chantait avec plein de malice de sa voix gutturale Henri Salvador dans les années 1960. En cette période de rentrée, nous essayons tous de prendre de bonnes résolutions et d’améliorer notre productivité. Parmi les nombreux articles sur le sujet, voici les méthodes et outils que nous utilisons chez Fred, quelques « trucs et astuces » qui peuvent vous aider à démarrer l’année du bon pied.

Après les vacances, il s’agit de vite reprendre le rythme afin de retrouver sa productivité, ce graal attendu par tout chef d’entreprise de ses employés. D’un point de vue économique, la productivité  est calculable ainsi : productivité du travail = quantité produite / quantité de travail utilisée. Pour les salariés et les chefs d’entreprise, il s’agit donc de travailler intelligemment et de manière efficace, afin d’abattre le plus de travail possible pendant des journées qui ne sont pas extensibles. En pratique les choses se compliquent légèrement tant la productivité d’un individu dépend d’une foule de caractéristiques distinctes qui lui sont propres.

La question se pose donc naturellement : comment fait-on pour être plus productif au travail ?

Chez Fred, nous n’avons pas de recette magique, mais nous utilisons quelques outils et pistes d’amélioration afin de renforcer notre productivité. Par exemple lorsque nous travaillons sur un projet, il s’agit d’être efficient et de ne pas se laisser distraire à chaque notification Slack. Comme dans toute entreprise, chacun doit régulièrement se concentrer à 100% sur une tâche et ne veut pas être dérangé. Le but est de gérer son travail de manière lucide afin de réduire les tâches chronophages pour pouvoir ainsi se concentrer sur l’essentiel. Bien sûr comme tout être humain, il arrive parfois de prendre du retard sur un projet. Ce n’est ni grave, ni le sujet de notre article. Nous allons plutôt vous présenter ici nos méthodes pour (essayer) de rendre plus productive l’organisation de votre journée.

Tout commence par la motivation

Comme pour tout concept relativement abstrait – le travail – il est difficile de savoir par où commencer. Peut-être avez-vous déjà essayé de mettre en place les divers conseils et procédés qui parcourent internet, sans grand succès. Les habitudes ont la vie dur comme ont dit. Dans cet excellent article de Slate qui se base sur le travail de Charles Duhigg, rédacteur en chef du New York Times, l’auteur explique que vous serez motivé pour être plus productif si vous savez pourquoi vous voulez le faire. La première étape est donc de répondre à ce fameux “pourquoi”. Pour arrêter de travailler le soir ou les week-ends en plus ? Pour un épanouissement personnel ? Des motivations principales peuvent tout à fait se confondre avec des motivations plus secondaires. Le but est de trouver du sens à votre quête de productivité au travail.

Ce n’est pas grave, si ces motivations ne vous sautent pas aux yeux, prenez le temps de faire un travail d’introspection sur votre “moi” professionnel.

Le second point est de se connaître et de s’écouter. Chacun devrait savoir quand il ou elle est le plus productif, aucune méthode n’est universelle comme l’explique cet article de Quartz. Si vous êtes du matin, attaquez-vous aux tâches qui demandent une concentration maximale. Si vous êtes plutôt de la fin de l’après-midi, effectuez-les à ce moment-là. Bref, écoutez-vous. Ensuite, personne ne peut rester concentré tout un après-midi d’après Daniel Levitin. Ce professeur en neuroscience du comportement à l’Université McGill, avance que, pour améliorer sa productivité, l’idéal est de travailler par intervalle de 90 minutes et de prendre 15 minutes de pause. Ainsi, vous restez concentré sur une période de temps bien définie, et vous allez ensuite prendre l’air pour souffler et recharger les batteries. Rien de tel pour la créativité. Il existe également la méthode Pomodoro, inventée à la fin des années 80 par Francesco Cirillo. Elle consiste à travailler à fond pendant 25 minutes, puis de se détendre pendant 5 à 10 minutes.

Là encore, à vous de voir quelle méthode vous convient le mieux, aucune n’est faites pour tout le monde et vous êtes libre de les adapter. Un autre point qui nous semble important est le moment avant le travail, qui est essentiel pour commencer la journée du bon pied. Vous pouvez prendre exemple sur les fameuses “morning routine” des grands patrons : Tim Cook, le directeur général d’Apple a tendance à envoyer ses mails à 4h30 du matin et enchaîner sur une séance de sport. Anna Wintour, qui dirige Vogue US, ne déroge jamais à sa séance de tennis matinale ! Lire, méditer ou aller courir, l’essentiel est d’avoir un temps à vous.

“Priorisez”, votre nouveau mot d’ordre

Rendre prioritaire une tâche ce n’est pas lui accorder plus d’importance globale qu’une autre autre, c’est lui attribuer un ordre préférentiel d’exécution selon sa nature et sa difficulté.  Il s’agit ici de faire la différence entre « urgent » et « important ». Une fois par semaine ou tous les matins en arrivant au bureau, prenez le temps de visualiser tout ce que vous avez à faire et de planifier soigneusement vos tâches et projets par ordre de priorité grâce à des outils.

Chez Fred, nous utilisons Notion.so pour cela. Notion est une plateforme collaborative et entièrement personnalisable qui regroupe toutes les données de l’entreprise et qui permet de concentrer et de visualiser les projets de toutes les équipes. Chaque “gros” projet est découpé en petites tâches auxquelles nous assignons les personnes responsables. Sur chacune vous pouvez définir son temps de réalisation, la date butoir, sa priorité et même son niveau de difficulté. Grâce aux filtres vous visualisez immédiatement ce que vous devez faire au jour, à la semaine, au mois.

Bien-sûr, il est parfois difficile de définir correctement les priorités. Pour cela la matrice Eisenhower peut être très utilse. Dérivée d’une stratégie militaire, elle a été inventée par le 34ème président des Etats-Unis, Dwight David Eisenhower. C’est un outil d’analyse et de gestion de temps qui permet de trier les actions à effectuer selon leur urgence et importance. L’idée de la priorité, c’est de mécaniser la répartition de votre travail.

“Créer” des to-do list intelligentes

Après avoir eu un aperçu de ce que vous devez faire, vous êtes à même de construire une to-do list (liste des choses à faire) de manière raisonnée. Les boîtes mails comme Gmail ou Outlook proposent des outils d’organisation de planning faciles d’accès. Vous avez ainsi sous les yeux quelles besognes vous devez faire, quand, et pendant combien de temps. Une de nos méthodes de productivité est d’identifier la tâche prioritaire et combler le reste de notre temps avec des activités moins importantes, plus faciles ou plus rapides. À cela s’ajoutent les réunions, les rendez-vous etc. Gmail permet aussi d’assigner une couleur à un projet, ou à un type d’action. Vous pouvez assigner la couleur rouge aux tâches commerciales, bleue au marketing et ainsi de suite. Bref, vous pouvez tout centraliser sur votre agenda.

C’est un véritable tableau de bord qui organise vos journées.

Aussi, essayez d’aménager votre emploi du temps en fonction du temps que devrait prendre chaque tâche. D’après la loi de Parkinson, “une tâche augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté”. Cela signifie que si vous prévoyez de passer la journée sur la rédaction d’un pitch, vous y passerez la journée. Mais si vous décidez d’y accorder 4 heures, vous serez en mesure de savoir si vous avez sur ou sous-évalué le temps nécessaire. Ainsi il est possible d’ajuster correctement le temps accordé à vos tâches dans votre to-do list.  

D’un autre côté, peu importe à quel point nous planifions notre travail, l’imprévu sera de mise. Parfois une nouvelle tombe et elle doit être gérée immédiatement. Il s’agit donc d’être agile et d’adapter l’emploi du temps en conséquence. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi préparer quotidiennement le soir, à tête reposée, votre to-do-list du lendemain. Et profiter de ce même moment pour mettre à jour la to-do-list de la journée écoulée. Plus la to-do-list a été respectée, plus votre satisfaction et votre motivation augmenteront pour la prochaine, c’est un cercle vertueux.

“Administrez” vos mails

Selon une étude de 2017 de la SNCD ( Syndicat national de la communication direct), un salarié reçoit en moyenne 49 emails professionnels par jour et les ¾ des individus les consultent de 9 heures à 13 heures. Noyé sous un flux d’informations continu, il est rare de prendre le temps de classer ses mails, parfois nous interrompons notre tâche pour y répondre en vitesse, parfois nous repoussons à plus tard. Le manque d’organisation dans l’administration des mails peut être nuisible pour la productivité et le “deep work”. Pour éviter cela, il est utile de trier les emails par statut. Pendant la (ou les) période de la journée prévue au préalable dans votre emploi du temps, créez des dossiers dans lesquelles vous allez classer vos mails. Vous pouvez par exemple créer des dossiers “Aujourd’hui” pour les mails urgents, “Semaine” pour ceux dont vous devez vous occuper avant la fin de la semaine etc. Vous pouvez bien sûr les nommer comme il vous convient. “non lu” “urgent” “à traiter”, sont un autre exemple, tout comme le classement par type de contenu, “marketing”, “fournisseur”, “partenariats”. Gmail automatise également beaucoup d’actions. Si vous recevez régulièrement des emails d’un fournisseur par exemple, vous pouvez créer un dossier en son nom et appliquer un filtre qui orientera automatiquement leurs emails dedans.

La plupart du temps, la lecture d’un mail appelle à une action à effectuer, qui va de la simple réponse, à la création d’une tâche à part entière. Dans ce cas-ci, il vous faut intégrer cette nouvelle action à votre agenda. Il est donc intéressant de recouper toutes les applications entre-elles. Pour plus de rapidité, chez Fred nous utilisons Todoist, un gestionnaire de tâche qui se peut se connecter avec vos applications favorites. En l’intégrant à notre agenda, nous pouvons transformer n’importe quel mail en tâche qui apparaîtra dans notre emploi du temps. Le logiciel envoie même des rappels pour que ne pas oublier ce que nous avons à faire et mesure nos progrès. Todoist permet également de planifier des tâches occasionnelles qui prennent peu de temps et qui doivent être faites dans la journée. Enfin, comme pour Gmail, l’application intègre un système de couleurs et de tags qui permet de classer les tâches par nature, urgence etc.

“Adoptez” la rapidité et la souplesse d’un ninja pour les notifications

Selon Gloria Mark, professeur d’informatique au département Computer Sciences de l’Université de Californie, lorsqu’une personne est dérangée dans son travail, il lui faut plus de 23 minutes pour se re-concentrer pleinement. Malheureusement, cela nous arrive bien souvent puisque nous sommes continuellement bombardés d’emails et de notifications, voire interrompus par un collègue ou une activité récréative dans l’open-space. Cette BD illustre d’ailleurs très bien ce qu’il se passe quand quelqu’un (ou des notifications) nous dérange. Pour éviter ce stress, il est utile de planifier des plages horaires pendant la journée. Ainsi, au lieu d’ouvrir sa boîte mail à chaque notification, prévoyez des moments dans la journée selon la quantité de mails que vous recevez, et où vous ne vous occuperez que de ça.

Dès lors vous serez entièrement concentré sur le traitement de vos mails et pourrez vider votre Inbox sereinement.

D’ailleurs pourquoi ne pas planifier la lecture de vos emails sur une période où vous êtes moins concentré ? Puis, en toute logique, il s’agit de ne pas être dérangé pendant son travail. Vous pouvez désactiver les notifications de certaines (ou toutes) applications sur votre téléphone. Si vous utilisez Slack, vous pouvez le configurer pour n’être notifié que si le message vous ai directement adressé. Garder seulement l’essentiel et vous pourrez vous plonger dans votre travail correctement.

Adieu le multitasking

Si nous entendons beaucoup parler de productivité, le “multitasking”, être multitask ou multitâches est certainement un autre concept populaire. Cette « technique » censée être intrinsèque aux employés “super-héros”, consiste à faire plusieurs choses à la fois. Boire son café en écrivant un email important tout en essayant de résoudre un problème sur l’ordinateur d’un collègue. C’est ça être multitâche. Sur le papier c’est bien, sauf que cela ne marche pas et entraîne souvent des effets pervers. En effet, le cerveau humain est incapable de se concentrer sur plusieurs choses à la fois. Si votre ami Lionel de département RH vous dit qu’il est multitâche, n’en croyez pas un mot. Pourtant vous êtes noyé sous le travail, vous n’en voyez pas le bout et vous vous dîtes qu’il y a trop de choses à faire, que vous n’aurez pas le temps. Essayer de tout faire en même temps donnera un résultat médiocre et vous y perdrez même du temps. Pour pallier cela, il suffit d’effectuer vos tâches une par une, les unes après les autres. Concentrez-vous sur une besogne à la fois. C’est simple comme bonjour mais terriblement efficace. CQFD.

Le pouvoir de l’écriture

Avec les ordinateurs, il est facile d’utiliser un traitement de texte pour écrire ou un bloc-note pour ne pas oublier ses idées. Tout est facile et rapide avec la technologie. Seulement, nous avons tendance à oublier l’importance de l’écriture à la main dans le processus d’intellectualisation d’une tâche. Ne pensez pas qu’écrire ne peut que vous faire perdre du temps, cela peut en réalité vous en faire gagner. Une étude de deux scientifiques norvégiens de l’Université des sciences et de la technologie de Trondheim a montré que l’écriture manuscrite stimule le cerveau, nous rendant plus à même d’assimiler les connaissances. En cause, le fait qu’utiliser un stylo nous force à écrire plus lentement que sur un clavier et donc nous oblige à nous concentrer davantage sur ce que nous faisons. L’étude montre que notre capacité de mémorisation est largement décuplée lorsqu’on l’on écrit à la main, et que nous sommes plus apte à agencer nos idées. De plus, si l’écriture manuscrite affecte nos compétences cognitives, elle est également liée à nos capacités motrices de base et donc utile lorsque nous devons prendre la parole lors d’une réunion.

Bien sûr, chacun est différent et notre méthode n’est pas à prendre au pied de la lettre. Il faut s’en inspirer, piocher, tester, picorer, butiner, se tromper pour enfin trouver sa bonne méthode de travail. Le tout est de structurer sa journée, sa pensée et sa productivité selon ses propres envies et besoins. D’ailleurs comme le disait très justement le philosophe des Lumières Nicolas Boileau : “ Ce qui se conçoit bien s’énonce toujours clairement – Et les mots pour le dire arrivent aisément”.

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